📚Belege, GoBD und Abschlussthemen
Was neben dem eigentlichen Buchen dazugehört: wer buchen muss, wie Belege und Daten aufzubewahren sind, und wie Aufwand und Ertrag dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet werden.
👩⚖️Wer muss doppelt buchen?
🏢 Kaufleute
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen (§ 238 HGB). Kapitalgesellschaften wie die GmbH sind immer Kaufleute kraft Rechtsform.
🪪 Befreiung für kleine Einzelkaufleute
Nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen (§ 241a HGB; steuerlich § 141 AO mit denselben Grenzen). Dann genügt die Einnahmenüberschussrechnung.
🩺 Freie Berufe
Freiberufler sind keine Kaufleute und ermitteln ihren Gewinn in der Regel per Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG).
🧾Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg
Belegarten ├── Fremdbelege Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen ├── Eigenbelege Ausgangsrechnungen (Kopie), Kassenberichte, Lohnlisten │ Eigenbeleg bei fehlendem Fremdbeleg (Ausnahme, begründen!) └── Notbelege Ersatz für verlorene Belege – Ausnahme Belegbearbeitung sammeln → prüfen (sachlich + rechnerisch) → kontieren („Kontierungsstempel“) → buchen (Belegnummer im Buchungssatz) → ablegen (nach Nummern, auffindbar)
💾GoBD in Kürze
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind ein BMF-Schreiben (Fassung vom 28.11.2019, seither mehrfach angepasst). Sie konkretisieren, wie die Vorschriften der Abgabenordnung bei elektronischer Buchführung zu erfüllen sind.
Vom Beleg zur Buchung und zurück (progressive und retrograde Prüfung).
Jeder Geschäftsvorfall einzeln, wahrheitsgemäß, ohne Auslassungen.
Bare Umsätze täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 AO); unbare zeitnah, als Richtwert innerhalb von zehn Tagen.
Systematisch und auffindbar, z. B. nach Datum und Belegnummer.
Eine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen per Stornobuchung.
Beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden.
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse 10 Jahre; Buchungsbelege 8 Jahre (seit 2025); Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Die Finanzverwaltung darf bei einer Außenprüfung auf die elektronischen Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO).
📆Rechnungsabgrenzung (§ 250 HGB)
Der Fahrradladen zahlt die Betriebshaftpflicht für 12 Monate im Voraus: 1.200,00 €, Versicherungsbeginn am 1. des gewählten Monats 2026.
🧯Rückstellungen (Überblick, § 249 HGB)
Rückstellungen sind Fremdkapital für Verpflichtungen, die dem Grunde oder der Höhe nach noch ungewiss sind, deren Ursache aber im abgelaufenen Jahr liegt.
- ungewisse Verbindlichkeiten, z. B. Kosten für den Jahresabschluss, Steuernachzahlungen, Prozesskosten
- drohende Verluste aus schwebenden Geschäften (steuerlich nicht zulässig, § 5 Abs. 4a EStG)
- unterlassene Instandhaltung, die in den ersten drei Monaten des Folgejahres nachgeholt wird
- Gewährleistungen ohne rechtliche Verpflichtung (Kulanz)
Bewertung mit dem nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 HGB).
👛Privatentnahmen und Privateinlagen
Im Einzelunternehmen darf die Inhaberin Geld oder Sachen entnehmen und Privatvermögen einlegen. Beides ändert das Eigenkapital, ist aber kein Aufwand und kein Ertrag – der Gewinn darf dadurch nicht verfälscht werden.
🏛️Eigenkapital: Einzelunternehmen vs. GmbH
👤 Einzelunternehmen
Passiva
A. Eigenkapital
Kapital der Inhaberin (variabel)
+ Gewinn / − Verlust
− Privatentnahmen
+ PrivateinlagenEin bewegliches Kapitalkonto; Gewinn, Verlust und Privatvorgänge verändern es direkt. Keine Mindesteinlage.
🏢 GmbH (§ 266 Abs. 3 HGB)
Passiva A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital (fest, Stammkapital) II. Kapitalrücklage III. Gewinnrücklagen IV. Gewinnvortrag / Verlustvortrag V. Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag
Stammkapital mindestens 25.000 € (§ 5 GmbHG). Keine Privatkonten: Gesellschafter erhalten Gewinnausschüttungen nach Beschluss; ein Geschäftsführergehalt ist Aufwand der GmbH.